Các thủ tục đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
1. Về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho thấy:
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử áp dụng để chứng minh hàng hóa lưu thông trên thị trường có tính hợp pháp nhằm thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác.
- Phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.
- Không sai mục đích, nhẳm phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời đúng quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đối tượng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
Theo Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;
- Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;
- Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
3. Hình thức sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử
Bên sử dụng thông tin là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ muốn tra cứu thông tin hàng hóa, dịch vụ có thể truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để xem nội dung thông tin hóa đơn.
Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký quy chế trao đổi thông tin hoặc ký hợp đồng phải đăng ký và được cấp quyền truy cập, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế:
- Áp dụng chữ ký số có hiệu lực theo quy định của pháp luật
- Thực hiện việc mã hóa đường truyền
- Đảm bảo an toàn thông tin theo quy định của pháp luật
- Tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật do Tổng cục Thuế công bố, gồm: Chỉ tiêu thông tin, định dạng dữ liệu, phương thức kết nối, tần suất trao đổi thông tin.
4. Thủ tục khi đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn
Các thủ tục này được thực hiện theo Điều 49 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử
- Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử.
- Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử và thông báo kết quả cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị. Trường hợp có các nội dung thông tin không được chấp nhận đăng ký mới hoặc bổ sung thì phải nêu rõ lý do.
Thủ tục đăng ký mới tài khoản truy cập Công thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
- Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi tài khoản.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc cấp tài khoản mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng của tài khoản hoặc thu hồi tài khoản và thông báo cho bên sử dụng thông tin bằng văn bản. Trường hợp không chấp nhận đăng ký tài khoản hoặc không bổ sung thời hạn sử dụng của tài khoản phải nêu rõ lý do.
Các tài khoản đăng ký mới cấp cho từng cá nhân được thông báo bằng hình thức gửi thư điện tử hoặc gửi tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức;
- Thời hạn sử dụng tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử đối với cả trường hợp đăng ký mới và bổ sung thời hạn sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin.
Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.
Đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại
- Đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động;
- Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động và thông báo kết quả cho đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra bằng văn bản, thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị. Trường hợp không chấp nhận đăng ký sử dụng hoặc bổ sung thời hạn sử dụng phải nêu rõ lý do;
- Thời hạn sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động đối với cả trường hợp đăng ký mới và bổ sung thời hạn sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin.
- Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.
Đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
- Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị kết nối hoặc dừng kết nối với Cổng thông tin điện tử.
Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị của bên sử dụng thông tin, trường hợp không chấp nhận đề nghị phải nêu rõ lý do;
- Đối với trường hợp chấp nhận kết nối hệ thống: Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo, Tổng cục Thuế cử đoàn khảo sát đến địa điểm, cơ sở vật chất triển khai hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin để kiểm tra việc đáp ứng các yêu cầu.
+ Trường hợp biên bản kết luận của đoàn khảo sát xác nhận hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin đáp ứng các yêu cầu thì trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản với bên sử dụng thông tin về việc đủ điều kiện kết nối và phối hợp tiến hành kết nối các hệ thống để cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử;
+ Trường hợp biên bản kết luận của đoàn khảo sát xác nhận hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin không đáp ứng các yêu cầu thì trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản với bên sử dụng thông tin về việc không đủ điều kiện kết nối với Cổng thông tin điện tử.
- Đối với trường hợp chấp nhận dừng kết nối hệ thống: kể từ ngày gửi thông báo, Tổng cục Thuế phối hợp với bên sử dụng thông tin tiến hành dừng kết nối các hệ thống.
Trách nhiệm của các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
Trách nhiệm của các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 53 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
- Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm thực hiện việc tra cứu, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
- Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
- Quản lý, bảo mật thông tin tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, số điện thoại nhận tin nhắn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử do Tổng cục Thuế cấp.
- Đảm bảo việc xây dựng, triển khai, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử.