Biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần được quy định tại khoản 4 Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Biên bản họp Hội đồng quản trị

...

3. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.

4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

5. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.”

Như vậy, theo quy định, biên bản họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.