Căn cứ theo Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Cổ đông sáng lập là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần.”

Căn cứ theo Điều 120 Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau:

“Công ty cổ phần mới thành lập phải có ít nhất 03 cổ đông sáng lập. Công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước hoặc từ công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc được chia, tách, hợp nhất, sáp nhập từ công ty cổ phần khác không nhất thiết phải có cổ đông sáng lập; trường hợp này, Điều lệ công ty trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc các cổ đông phổ thông của công ty đó.

Các cổ đông sáng lập phải cùng nhau đăng ký mua ít nhất 20% tổng số cổ phần phổ thông được quyền chào bán khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.”

Trường hợp nào phải thay đổi thông tin cổ đông sáng lập?

Theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi phần chưa niêm yết phải thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh.

Như vậy đối với các công ty cổ phần chưa niêm yết thì trong vòng 10 ngày kể từ khi thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập doanh nghiệp cần thông báo tới Phòng đăng ký kinh doanh.

Cụ thể tại Điều 57 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định về việc thay đổi thông tin cổ đông sáng lập như sau:

1. Cổ đông sáng lập quy định tại khoản 4 Điều 4 Luật Doanh nghiệp là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong Danh sách cổ đông sáng lập nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp.

2. Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.

3. Trường hợp thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập quy định tại khoản 2 Điều này, công ty gửi hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, trong đó không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua.

6. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin của cổ đông sáng lập trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Theo quy định cũ trước đây nếu thông tin cổ đông sáng lập bị thay đổi do cổ đông đó chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì công ty chỉ phải gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tới Phòng đăng ký kinh doanh, nếu cổ đông đó chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua sẽ không còn là cổ đông của công ty và bị xóa tên khỏi danh sách cổ đông (Kể từ ngày 10/10/2018 chỉ thay thổi thông tin cổ đông sáng lập trong trường hợp không góp vốn hoặc chưa góp đủ)

Trình tự thủ tục thực hiện thông báo thay đổi cổ đồng sáng lập của công ty cổ phần

Quy định tạị Điều 31 Luật doanh nghiệp 2020 và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 57 Nghị định số 01/2021/NĐ – CP về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ về việc thông báo thay đổi cổ đông sáng lập theo quy định gồm có:

Trường hợp thay đổi thông tin cổ đông sáng lập do cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua, Hồ sơ gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-18 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Trường hợp thay đổi thông tin cổ đông sáng lập do cổ đông sáng lập chuyển nhượng cổ phần, Hồ sơ gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Danh sách thông tin của các cổ đông sáng lập khi đã thay đổi (Phụ lục I-7 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng;

- Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 26 Luật Đầu tư 2020.

- Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-18 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Trường hợp cổ đông sáng lập là tổ chức đã bị sáp nhập, bị tách hoặc hợp nhất vào doanh nghiệp khác, Hồ sơ gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Danh sách thông tin của các cổ đông sáng lập khi đã thay đổi (Phụ lục I-7 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Hợp đồng sáp nhập hoặc quyết định tách công ty hoặc hợp đồng hợp nhất doanh nghiệp;

- Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 26 Luật Đầu tư 2020.

- Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-18 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Trường hợp tặng cho, thừa kế cổ phần, Hồ sơ gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Danh sách thông tin của các cổ đông sáng lập khi đã thay đổi (Phụ lục I-7 Thông tư số 02/2019​​​​​​​/TT-BKHĐT);

- Hợp đồng tặng cho cổ phần hoặc bản sao hợp lệ văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp;

- Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 26 Luật Đầu tư 2020.

- Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II-18 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh tới Phòng đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc Người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thông báo thay đổi cổ đông sáng lập và giao trả kết quả.

- Khi nhận Thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc.

- Trường hợp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần không hợp lệ. Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp hoàn chỉnh và nộp hồ sơ hợp lệ theo quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày gửi thông báo để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các đăng ký, thông báo khác. (Theo quy định tại Điều 69 Nghị định số 01/2021/NĐ CP về đăng ký doanh nghiệp)

- Trường hợp có thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần mà doanh nghiệp không thông báo thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Lưu ý khi thay đổi cổ đông sáng lập công ty

- Trong thời hạn 3 năm kể từ ngày công ty được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các cổ đông sáng lập của công ty có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần cho nhau và chỉ được chuyển nhượng cho người không phải cổ đông sáng lập của công ty nếu được Đại hội đồng cổ đông đồng ý.

- Cổ đông nhận chuyển nhượng sau khi làm xong thủ tục chuyển nhượng thì đương nhiên trở thành cổ đông sáng lập của công ty (03 năm tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).

- Sau thời hạn 3 năm kể từ công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì việc chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông hoặc của cho người khác được tự do và mọi hạn chế về chuyển nhượng cổ phần được bãi bỏ (Cổ đông cũ vẫn ghi tên trong đăng ký kinh doanh nhưng số cổ phần bằng 0 và cổ đông mới nhận chuyển nhượng không có tên trong giấy phép đăng ký kinh doanh).

Lưu ý: Phòng đăng ký kinh doanh không thực hiện việc đăng ký thay đổi cổ đông trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà việc chuyển nhượng cổ phần sẽ được thể hiện trong sổ đăng ký cổ đông của công ty. Vì vậy công ty phải tiến hành lập sổ cổ đông cho các cổ đông và việc lập sổ cổ đông còn có ý nghĩa lưu lại các lần chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông.